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STATO DOCUMENTI
Lo “Stato documento” è vincolante al fine delle operazioni eseguibili sul documento stesso
ed è determinato da una serie di caratteristiche che dipendono dalla natura e dalla sua
posizione nel flusso operativo aziendale.
Le tipologie di stato si suddividono in:
• stato documento;
• stato evasione documento;
• stato pagamento;
• stato documento fattura elettronica;
• stato riga documento.
Stato documento. I documenti possono assumere i seguenti stati:
• Libero: i documenti assumono questo stato nel momento in cui vengono inseriti
oppure a seguito di “Modifica documento”. È l’unico tipo di stato che permette
variazioni o eliminazione del documento.
• Da stampare: sono documenti che hanno data e numero protocollo assegnati e
stato libero. Si tratta di documenti stampati in definitivo e poi “modificati.”
• Ufficializzato: i documenti non contabilizzabili (es. DDT) o in valuta assumono tale
stato dopo la stampa definitiva (documenti emessi) oppure dopo aver eseguito la
funzione di “Protocolla” (documenti ricevuti).
• Pronto per contabilità: viene assegnato dopo la stampa definitiva dei documenti
in valuta di competenza (euro) che prevedono la contabilizzazione in Prima nota.
Per i documenti emessi in valuta viene acquisito dopo l’assegnazione del cambio.
• Contabilizzato: assumono questo stato i documenti dopo che è stata eseguita la
funzione di “Contabilizzazione documenti”; generalmente si tratta di: Fatture,
Fatture immediate, Note di accredito e Note di addebito emesse e ricevute.
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Stato documenti
Operazioni eseguibili
Operazioni da eseguire per la modifica
Libero
Stampa di Prova (senza calcolo totali)
Stampa Definitiva
Evasione (solo Ordine e Conferma ordine)
Nessuna
Da stampare
Stampa di Prova (senza calcolo totali)
Stampa Definitiva
Evasione (solo Ordine e Conferma ordine)
Nessuna
Ufficializzato
(non evaso)
Stampa
Evasione
Modifica documento / Annulla stampa definitiva
Ufficializzato
(in evasione)
Stampa
Evasione
Cancellazione documenti generati
e
Modifica documento / Annulla stampa definitiva
Ufficializzato
(evaso)
Stampa
Cancellazione documenti generati
e
Modifica documento / Annulla stampa definitiva
Pronto per Contabilità
Stampa
Invio fattura elettronica
Contabilizzazione
Creazione scadenze da documenti
Modifica documento (solo documenti non inviati a SDI)
Eliminazione cambi x doc in valuta
Contabilizzato
Stampa
Invio fattura elettronica
Annullamento registrazione in PN
Modifica documento (solo documenti non inviati a SDI)
Eliminazione cambi
Stato evasione documento
Lo stato relativo all’evasione documento è una conseguenza dello stato di evasione delle
righe in esso contenute. La lettura della quantità, quantità residua, evasa, e quantità a saldo
determina lo stato della singola riga e di conseguenza del documento che può essere:
• Aperto. Nessuna delle righe contenute nel documento è stata evasa.
• In evasione. Esiste almeno una riga che è stata evasa anche parzialmente.
• Evaso. Tutte le righe che compongono il documento sono state totalmente evase.
Stato pagamento documento
Lo stato di pagamento viene aggiornato a seguito della creazione della partita (Da
documenti oppure da prima nota) e successivo incasso o pagamento della stessa. È visibile
dall’elenco documenti attivando l’apposita colonna (“Pag.”).
• Da pagare (simbolo euro colore rosso);
• Pag. parziale (simbolo euro colore arancio);
• Pagato (simbolo euro colore blu).
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Stat documento Fattura elettronica
Lo “stato della fattura elettronica” rappresenta il “percorso” del file xml che contiene i dati
dei documenti emessi a clienti per i quali è obbligatorio l’invio all’Agenzia delle Entrate.
Tale stato assieme allo “Stato documento” condiziona l’eventuale modifica del documento
stesso.
Lo stato “fattura elettronica” dei documenti per i quali è previsto l’invio del file xml
all’Agenzia delle Entrate può essere:
Stato
XML
creato
Documento
modificabile
Assente
No
Si
Il documento non è stato stampato in definitivo e non ha creato il file xml
Da spedire
Si
Si
File xml non è stato spedito (pulsante Invia Fattura Elettronica)
Spedita
Si
No
File xml spedito a SDI (scaricato, firmato e spedito per le PA). In attesa di consegna a cliente
Consegnata
Si
No
File xml spedito, accettato da SDI (verifiche concluse positivamente), inoltrato al
destinatario(cliente)
Accettata
Si
No
Solo per documenti destinati alle PA. File xml spedito, accettato da SDI e dal destinatario
Rifiutata
Si
No
Solo per documenti destinati alle PA. File xml spedito, accettato da SDI, rifiutato dal destinatario
Scaduti termini
Si
No
Solo per documenti destinati alle PA. File xml spedito, accettato da SDI ma sono scaduti i
termini di accettazione da parte del destinatario documento (15 giorni)
Mancata consegna
Si
No
Il file xml non è sato recapitato al destinatario ma messo a disposizione nell’area riservata del
portale "Fatture e Corrispettivi".
SDI esegue tre tentativi di invio del file xml (uno ogni mezz’ora) al termine dei quali se
l’operazione non va a buon fine viene inviata la notifica di Mancata Consegna.
Es. se l’Intestatario del documento non ha registrato il proprio indirizzo telematico sul portale
“Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate per la ricezione dei documenti e nel file non è
stato indicato indirizzo PEC o codice SDI (oppure sono errati o non attivi), la consegna al
destinatario (cliente) non può avvenire; poiché il documento non può essere recapitato viene
messo a disposizione nel “Cassetto Fiscale” e viene notificata la “Mancata Consegna” al
mittente. Il Cedente/prestatore deve informare il Cliente che il documento è disponibile
nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” e inviarne una copia.
Scartata
Si
Si
Il file xml non ha superato i controlli previsti da SDI e viene scartato (con motivazione).
Es. Codice fiscale errato, Codice fiscale e Partita IVA non coerenti, CAP troppo lungo ecc.
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Stato riga documento
Lo stato di “evasione” di una riga documento determina la condizione della riga e lo stato
di tutte le righe stabilisce lo stato del documento. Tale condizione deriva dalla lettura delle
quantità (residua, evasa, a saldo) delle righe del documento; pertanto se in un documento
è presente almeno una riga non evasa, lo stato risulterà essere “In evasione”. Stato riga:
• Aperto. Tutti i tipi di riga (articolo, omaggio, voci libere) assumono questo stato
quando vengono inserite. Si tratta di righe per le quali non è stato generato alcun
documento. In questo caso Quantità evasa, residua e a Saldo sono pari a zero.
• In evasione. È una riga che è stata parzialmente evasa, ovvero ha generato una o
più righe in documenti generati. Quantità evasa e residua sono diverse da zero e
pari alla quantità di riga.
• Evaso. È una riga che è stata completamente evasa generando una o più righe in
documenti generati. Quantità evasa e residua sono diverse da zero; quantità a saldo
può essere diversa da zero. La somma dei tre tipi di quantità deve essere pari alla
quantità di riga.
La riga di tipo Articolo e Articolo manuale è evadibile per la quantità di riga, la riga Solo
importo e Percentuale può essere evasa una volta, le riga descrittiva non avendo una
quantità associata è sempre evadibile (anche più volte).
Stato possibile
Evasione
Aperto
-
In evasione
Parziale
Evaso
Totale
Aperto
-
Evaso
Totale
Aperto
-
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Riepilogo modalità di evasione
I documenti possono essere evasi da intestazione documento tramite il menu Operazioni,
funzione Evasione oppure tramite funzioni presenti a menù (Crea con filtro, Evasione per
Spedizione, Creazione guidata, Fatturazione incrementale). Flusso di evasione:
Creazione con filtro
Evasione per Spedizione
Creazione guidata
per profilo di Spedizione/Fatturazione
DDT emessi
Fatture Immediate emesse
Tutti i documenti
Emessi / Ricevuti
DDT emessi
Fatture Immediate emesse
Fatture differite emesse
Creazione guidata per Cliente
DDT emessi
Fatture Immediate emesse
Fatture differite emesse
Fatturazione incrementale
per profilo Documenti/Clienti/Gruppi
DDT emessi
Fatture differite emesse
Attenzione: i documenti ricevuti sono evadibili da intestazione oppure dalle funzioni
“Crea Doc. Interni”.
Riepilogo relazioni documenti
Ogni documento emesso o ricevuto a seconda della tipologia di appartenenza può
generare altri documenti. A seguito della generazione viene creato un collegamento tra
documento generante e generato.
Da un documento di tipo Cliente si può generare un documento di tipo Cliente; da un
documento di tipo Fornitore si può generare un documento di tipo Fornitore; da un
documento di tipo Interno si può generare un documento di tipo Interno o Fornitore.
Tipo documento generatore
Tipo documento generato
Documento Cliente
Documento Cliente
Documento Fornitore
Documento Fornitore
Documento Interno
Documento Interno - Documento Fornitore
Altre Note: il collegamento può essere attivato manualmente anche con la
generazione di un documento utilizzando la funzione di copia/duplica attivando
l’apposito flag.
Importante: gli esempi riportati nel presente documento hanno lo scopo di facilitare la comprensione e l’utilizzo delle
applicazioni di GL180 e sono da ritenersi puramente indicativi. Possono non essere completi e non adattarsi al caso specifico
dell’utente. Non sostituiscono in nessun modo il parere e le disposizioni delle figure professionali preposte alle quali si rimanda
richiesta di specifica consulenza.
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DOMANDE & RISPOSTE
Quali sono gli stati che un documento può assumere?
Libero, Da stampare, Ufficializzato, Pronto per contabilità, Contabilizzato. Altre “sottocategorie” di stato
prevedono: stato Evasione, stato Pagamento, stato Fattura elettronica.
Cosa significa quando un documento è nello stato "Libero"?
Un documento è nello stato "Libero" quando viene inserito o modificato. È l'unico stato che permette
variazioni o eliminazione del documento.
Quali operazioni possono essere eseguite su Ordine o Conferma ordine con stato "Da stampare"?
Può essere eseguita la Stampa di Prova (senza calcolo totali), Stampa Definitiva, ed Evasione.
In quali circostanze si può avere un documento libero e contemporaneamente In evasione?
Ordine e Conferma ordine la cui configurazione non prevede la stampa definitiva/protocollazione
possono essere evasi (anche parzialmente) con stato libero.
Quali operazioni possono essere eseguite su un documento nello stato "Pronto per contabilità"?
Stampa, Invio fattura elettronica, Contabilizzazione, Creazione scadenze da documenti, Modifica
documento (solo documenti non inviati a SDI), Eliminazione cambi per documenti in valuta.
Cosa significa quando una riga è nello stato "Aperto"?
Una riga è nello stato "Aperto" quando viene inserita e non ha dato origine ad alcuna riga. In questo
caso, le quantità evasa, residua e a saldo sono pari a zero.
È possibile modificare un documento con stato Contabilizzato e con xml non spedito a SDI?
Certamente. Bisogna prima cancellare la registrazione contabile che riporta lo stato a “Pronto per
contabilità”.
È possibile modificare un documento con stato Pronto per contabilità e con xml inviato a SDI?
No, il documento non è modificabile in quanto il file xml è già stato spedito.
Cosa succede quando un file xml viene scartato dallo SDI?
È necessario individuare e correggere la causa dello scarto modificando il documento e rispedire il file
all’Agenzia delle Entrate.