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GESTIONE ACCONTI SU FORNITURE A CLIENTI
Nei casi in cui sia necessario emettere fatture di acconto per anticipi su forniture o
prestazione di servizi è possibile utilizzare l’apposita funzione presente nel menù
Operazioni di Ordini da Cliente o Conferme ordini a Cliente “Crea Fattura Anticipo” che
consente di collegare le fatture di acconto ai documenti di tipo Ordine e di “stornare” il
valore di anticipo nella fattura riepilogativa finale.
L’utilizzo di tale metodo permette inoltre di “monitorare” gli importi di acconto dalla
“Situazione Finanziaria” del cliente.
Importante: le righe di Acconto/Anticipo inserite nell’Ordine e/o Conferma ordine a
cliente devono essere immesse con segno negativo.
Flusso di lavoro
Fattura a Cliente
Inizio Righe Voce libera «Anticipo»
(segno positivo)
Evasione
Fine
Ordine da Cliente
Conferma Ordine
Righe Voce libera «Anticipo»
(segno negativo)
Righe Articolo/Voce libera
DDT a Cliente
Evasione
Crea Fattura Anticipo
Righe Articolo/Voce libera
Righe Voce libera «Anticipo»
(segno negativo)
Righe Articolo/Voce libera
Righe Voce libera «Anticipo»
(segno negativo)
Le configurazioni per la gestione delle fatture di acconto e per tracciare valori e controllare
gli importi di acconto nella Situazione Finanziaria sono le seguenti:
• Contropartite Contabili: inserire sigla e conto relativi alla contropartita contabile
degli acconti da clienti.
• Voci libere: voce di tipo Solo Importo. Inserire la voce libera che dovrà essere
utilizzata nei documenti per specificare il valore degli anticipi e relativa contropartita
contabile (es. “ACCONTO”, “ANTICIPO” ecc.). Nei documenti Ordine la riga di
acconto deve essere inserita con “segno negativo”. In questo modo la procedura di
“Aggiorna situazione finanziaria” individua le righe da considerare per il calcolo del
valore degli Acconti.
• Costante: VOCANTIC. Associare a questa costante il codice della voce libera di tipo
solo importo di cui sopra;
• Documenti azienda: Calcolo situazione finanziaria (Ordinato). Impostare la tipologia
“Ordinato” ai documenti che devono rientrare nel calcolo del valore degli anticipi da
evidenziare nella situazione finanziaria. (Es. Ordine da cliente, Conferma ordine a
cliente, Ordine a fornitore, Conferma ordine da fornitore).
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Tutti i valori sono espressi in Euro e sono comprensivi di IVA se presente.
Attenzione: specificare la tipologia di “Calcolo situazione finanziaria” anche su
documenti con segno negativo ad esempio per il calcolo dell’importo “Da Fatturare”,
attivare sia per Documenti di trasporto che per Documenti di reso. Per il calcolo del
valore “Fatturato”, attivare sia per Fatture che per Note di accredito ecc..
Importante: eventuali documenti inseriti solo in prima nota e senza scadenze emesse
non vengono considerati dal calcolo della situazione finanziaria.
I documenti registrati solo in prima nota e con scadenze emesse vengono inclusi nei
valori di scadenzario (Pagamenti scaduti, RI.BA. Insolute, RI.BA. Scadute, Pagamenti a
Scadere, RI.Ba. a Scadere).
Crea Fattura di acconto
La fattura di Acconto è generabile dai documenti di tipo Ordine (menù Operazioni).
La procedura di creazione propone l’elenco delle righe di tipo Voce libera con il codice
indicato nella costante (VOCANTIC) e l’operatore seleziona quali di queste riportare nel
documento di Anticipo.
L’elaborazione provvede ad invertire il segno dell’importo in modo da avere un valore
positivo nella fattura di anticipo ed un valore negativo nel documento finale di riepilogo.
La riga acconto (con segno negativo) deve essere riportata anche nei DDT dai quali poi
sarà generata la fattura riepilogativa il cui totale risulterà al netto degli anticipi.
Il documento viene creato con la stessa valuta dell’Ordine.
Quando si procede alla stampa definitiva della fattura di Acconto, sul campo “memo” della
riga anticipo presente nell’Ordine, vengono scritti i riferimenti ufficiali della fattura
generata; tali riferimenti potranno così essere riportati nel DDT e successivamente nella
fattura riepilogativa.
La fattura di Acconto deve essere generata su righe di anticipo NON evase.
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Attenzione: il campo “memo” contenente i riferimenti della fattura di acconto viene
riportato nei documenti generati DDT e/o Fattura ed indicato anche nel file xml inviato a
SDI. I report standard prevedono la stampa del campo; adeguare i report personalizzati.
Non apportare modifiche alla Fattura di Acconto dopo aver generato DDT e/o Fattura
riepilogativa in quanto potrebbero crearsi divergenze tra le informazioni già presenti in tali
documenti ed i nuovi dati della Fattura di Anticipo.
Importante: gli esempi riportati nel presente documento hanno lo scopo di facilitare la comprensione e l’utilizzo delle
applicazioni di GL180 e sono da ritenersi puramente indicativi. Possono non essere completi e non adattarsi al caso specifico
dell’utente. Non sostituiscono in nessun modo il parere e le disposizioni delle figure professionali preposte alle quali si rimanda
richiesta di specifica consulenza.
DOMANDE & RISPOSTE
Quali configurazioni sono necessarie per la gestione delle fatture di acconto?
Le configurazioni includono l'inserimento delle contropartite contabili, l'uso di voci libere di tipo Solo
Importo, l'inserimento della voce da utilizzare nella costante VOCANTIC, e l'impostazione della tipologia
"Ordinato" ai documenti che devono rientrare nel calcolo del valore degli anticipi da evidenziare nella
situazione finanziaria
Come viene generata una fattura di acconto?
La fattura di acconto è generabile dai documenti di tipo Ordine selezionando la funzione “Crea fattura
anticipo” dal menù Operazioni.
Cosa verificare se non è disponibile l’operazione “Crea Fattura Anticipo”?
È necessario controllare nell’Ordine da cliente che esista almeno una riga di tipo “solo importo” con
segno negativo e contenente il valore dell’anticipo. La voce di tipo solo importo deve essere quella
specificata nella costante VOCANTIC.
È possibile creare più di una Fattura di acconto a fronte di uno stesso Ordine da cliente?
Certamente, è sufficiente inserire più righe di anticipo (con segno negativo).
Come faccio ad avere i riferimenti delle fatture di acconto nella fattura finale?
L’utente non deve fare nulla; è la procedura di stampa definitiva della fattura di acconto che scrive i
riferimenti nel campo Memo della riga di anticipo dell’Ordine cliente. Queste informazioni verranno poi
riportate nel DDT generato a partire dall’Ordine e successivamente nella fattura finale. (verificare se il
campo viene indicato nei report personalizzati)
I riferimenti delle fatture di acconto nella fattura finale vengono riportati anche nel file xml
inviato allo SDI?
Certamente, vengono indicati anche nel file xml per lo SDI.
Posso modificare una fattura di acconto dopo aver generato il DDT e la fattura finale?
Se il documento di anticipo è già stato spedito allo SDI non è possibile apportare variazioni. In ogni
caso è sconsigliato modificare la fattura di acconto dopo aver generato il DDT o Fattura finale in quanto
contengono i riferimenti ufficiali della fattura di acconto.
