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OPERAZIONI SU DOCUMENTI
Le operazioni eseguibili dai documenti possono variare a seconda dello stato del
documento e dal punto di selezione del menù Operazioni (dettaglio righe o no). Alcune
elaborazioni possono essere utilizzate anche da funzioni presenti a menù.
Operazioni eseguibili da documento:
Tipo Operazione
Stato documento
Condizione
Modifica documento
Stampato definitivo
Non evaso
Non contabilizzato
Duplica documento
Qualsiasi
Almeno una riga
Copia da documento
Libero
Crea LPM documento-Righe / Elimina LPM documento-Righe
Libero
Almeno una riga
Crea fattura anticipo
Qualsiasi
Voce solo importo
Crea da evasione
Libero
Flag gestione interna
Invia fattura elettronica
Stampato definitivo
Invia PDF documento
Stampato definitivo
Evasione
Dipende da tipo documento
Non evaso
Esporta
Qualsiasi
Stampa movimenti associati
Qualsiasi
Manutenzione agenti/provvigioni
Qualsiasi
Almeno una riga
Manutenzione prezzi/sconti
Libero
Manutenzione contropartite
Qualsiasi
Modifica data statistica
Qualsiasi
Modifica sconti generici
Libero
Modifica condiz. vendita
Libero
Ricalcola cond. vendita
Libero
Chiudi/Apri documento-Chiudi/Apri riga articolo
Qualsiasi
Almeno una riga
Documenti collegati
Qualsiasi
Pacchi collegati
Qualsiasi
Assegna commessa
Qualsiasi
Assegna data consegna
Libero
Almeno una riga
Assegna conto lavoro
Qualsiasi
Assegna/rimuovi cambio
Libero
Piano produzione/Lavoro
Qualsiasi
Situazione Finanziaria cliente/fornitore
Qualsiasi
Analisi Vendite/Redditività documento-righe
Qualsiasi
Genera/Rimuovi voci libere
Libero
Genera packing list
Qualsiasi
Invia sollecito
Qualsiasi
Invia conferma ordine
Qualsiasi
Gestione pallets
Qualsiasi
Proponi/Elimina scadenze minime
Libero
Stampa etichette GS1-128
Qualsiasi
Scarico materie prime conto lavoro
Qualsiasi
Crea rate manuali
Libero
Almeno una riga
Configura ricorsione
Stampato definitivo
Ricalcola Colli (Dettaglio documento Altri dati, pulsante Ricalcola)
Qualsiasi
Ricalcola totali (Dettaglio documento entrando nella sezione Totali)
Qualsiasi
Vai ad articolo
Qualsiasi
Elimina righe selezionate
Libero
Riepilogo SSC
Qualsiasi
Inserimento Multiplo/Da catalogo
Libero
Crea/Allinea costo extra Lavoro
Qualsiasi
Conferma/Annulla conferma documento
Libero
Gestione Kit
Libero
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Modifica documento
La funzione è disponibile per i documenti stampati in definitivo o protocollati, NON evasi,
NON parzialmente evasi, NON contabilizzati e consente di riportare a “Libero” lo stato del
documento al fine di apportare eventuali variazioni ai dati.
Modifica documento prevede le seguenti opzioni:
• Mantieni protocollo viene assegnato lo stato “Libero” mantenendo data e numero
di protocollo originali.
• Cancella protocollo attuale: data e numero di protocollo originali vengono rimossi
portando lo stato del documento a “Libero”. Questa scelta rende “disponibile” il
numero di protocollo che dovrà essere “recuperato” con una Stampa
definitiva/Protocollazione eseguita in modalità “Manuale”.
• Rimuovi voci libere: vengono rimosse le righe relative alle voci libere assegnate
automaticamente con la stampa definitiva/protocollazione (configurate in Associa
voci libere).
• Rimuovi scadenze emesse: vengono eliminate eventuali partite e relative scadenze
generate dal documento.
Duplica - Copia documento
Queste funzioni permettono la creazione di nuovi documenti a partire da documenti
esistenti o l’aggiunta di righe ad un documento già inserito. Per entrambe le procedure è
possibile scegliere le righe da riportare.
Ulteriori dettagli in Duplica Copia Documenti.
Crea LPM documento-righe/Elimina LPM documento-righe
L’elaborazione associa i lotti alle righe articoli che lo prevedono. Viene assegnato il primo
Lotto disponibile, attivo e con data scadenza più vicina alla data sistema.
La procedura è eseguibile solo per i documenti con attiva la configurazione “LPM auto”.
Specifiche aggiuntive in Gestione Lotti Matricole.
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Crea Fattura anticipo
Consente la creazione di fatture di acconto su forniture o prestazione di servizi per i
documenti Ordine cliente o Conferma ordine di vendita i cui importi di acconto siano
inseriti nel documento con la apposita voce libera di tipo Solo importo e con il segno
negativo. L’operazione è eseguibile indipendentemente dallo stato del documento.
Maggiori informazioni in Acconti.
Crea da evasione
Generalmente utilizzato per documenti interni di tipo Fattura da fornitore con attivo il flag
“gestione interna” e con stato Libero; crea le righe del documento evadendo i “possibili”
documenti del flusso fornitori es. Ordine da fornitore o DDT da fornitore per la quantità di
riga non evasa.
Invia Fattura elettronica
Pulsante disponibile solo per i documenti che prevedono la generazione del file xml da
spedire allo SDI.
Informazioni dettagliate in Fattura Elettronica.
Invia PDF documento
Funzione selezionabile per i documenti stampati in definitivo o protocollati per i quali è
stato configurato l’apposito template. Consente di inviare una email ad uno o più indirizzi
cliente/fornitore contenente un testo e l’allegato digitale del documento in formato pdf.
L’evento da associare al template è “Postalizzazione documenti”.
Ulteriori chiarimenti in Comunicazioni, Allegati Digitali, Postalizzazione Standard.
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Evasione
L’operazione di evasione prevede la generazione di un documento che varia a seconda del
documento di partenza e che dipende dal flusso operativo aziendale configurato.
Generalmente non è possibile evadere un documento di tipo DDT o Fattura se non è stato
stampato in definitivo o protocollato; generalmente, a discrezione dell’utente, è possibile
evadere un documento con stato “libero” per Ordine o Conferma ordine.
Qualora vengano processate tutte le righe di origine per l’intera quantità il documento
diventa evaso; se l’operazione è parziale diventa “In evasione”.
Lo stato Aperto/Evaso/In evasione del documento è il risultato dello stato delle righe che
lo compongono.
Ulteriori dettagli in Profili Creazione Documenti Condizioni Vendita, Raggruppamenti
Fatturazione, Raggruppamento Evasione Documenti, Stato Documenti.
Esporta
La funzione esporta i dati del documento in un file excel; è disponibile per documenti con
apposita configurazione nella tabella impt_docconfig nella quale viene specificata dll e
classe da utilizzare per l’esportazione.
L’App è sempre visibile indipendentemente dallo stato del documento
Stampa movimenti associati
Evidenzia, per ogni articolo, i movimenti ad esso associati relativi ad un determinato
periodo e gruppo di documenti.
Maggiori informazioni in Movimenti Associati.
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Manutenzione agenti/provvigioni
Consente di eseguire variazioni relative alle provvigioni e all’agente. Le modifiche possono
essere eseguite indipendentemente dallo stato (Aperto, In evasione, Evaso) del documento
anche per documenti stampati in definitivo o protocollati.
Altre specifiche in Manutenzione Agenti su Documenti, Esportazione Importazione
Provvigioni.
Manutenzione prezzi/sconti
Esegue variazioni massive su prezzi e sconti delle righe articoli consentendo modifiche su
prezzi (Somma, Incrementa, Assegna, Importa prezzi) e sconti (Somma, Sottrai, Moltiplica,
Incrementa, Assegna).
Manutenzione contropartite
La funzione è utilizzabile su documenti che prevedono la contabilizzazione ma non ancora
contabilizzati e consente di variare la contropartita contabile prevista per le righe
documento da utilizzare nella registrazione di prima nota.
Specifiche aggiuntive in Contro Partite.
Modifica data statistica
Consente di assegnare una data statistica diversa da quella attribuita durante l’inserimento
o la generazione del documento.
La data statistica viene proposta uguale alla data interna in fase di creazione/inserimento
del documento e sostituita con la data protocollo quando viene effettuata la stampa
definitiva. (la data interna può essere diversa dalla data protocollo).
L’utente può modificare tale data prima di eseguire la stampa definitiva del documento (il
processo non sostituisce la data) oppure successivamente tramite questa App.
L’operazione può essere eseguita con qualsiasi stato documento.
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Modifica sconti generici
Questa funzione consente di modificare gli sconti generici, “sc.4” e” sc.5” presenti in testa
del documento. A seconda del tipo di operazioni selezionata è possibile:
• Non aggiornare righe: l’assegnazione degli sconti modificati avviene solo per le
nuove righe;
• Aggiorna righe: l’assegnazione degli sconti modificati avviene anche per le nuove
righe e per quelle righe già presenti;
• Ricalcola condizioni vendita: viene eseguito sia “l’Aggiorna righe” che il “Ricalcola
condizioni di vendita”.
Modifica condizioni vendita
Consente la variazione delle condizioni vendita ai documenti non stampati in definitivo o
non protocollati. La data condizioni di vendita corrisponde generalmente alla data interna
del documento. È possibile per alcuni o tutte le righe articoli del documento:
• Modificare la Data condizioni di vendita;
• Modificare Listino prezzi e sconti;
• Modificare Data condizioni di vendita, listino prezzi e sconti;
• flag “imposta data condizioni vendita del documento“ applica le variazioni in
intestazione documento al fine di utilizzarle nelle nuove righe inserite.
Note: cambiando la data condizioni di vendita potrebbero cambiare i contratti e i
listini utilizzati.
Ulteriori informazioni in Data Condizioni di Vendita.
Ricalcola cond. vendita
Questa funzione provvede a riassegnare prezzi e sconti alle righe documento con
riferimento alla data condizioni di vendita presente sul documento.
L’elaborazione rilegge la quantità memorizzata nella riga, il listino e ri-attribuisce prezzo e
sconto (come avviene durante l’inserimento manuale).
L’operazione è eseguibile solo per documenti con stato Libero (con o senza protocollo).
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Chiudi/Apri documento - Chiudi/Apri riga articolo
Nel caso in cui un documento o parte di esso non debba più essere evaso, è possibile
eseguire la chiusura manuale.
In questo modo lo stato della riga diventa Evasa, e non sarà più possibile la creazione di
altri documenti. I progressivi vengono aggiornati come se il documento fosse stato evaso.
Es. A seguito di accordi con il cliente viene stabilito che per una Conferma ordine già evasa
parzialmente non sarà consegnata la merce residua e viene effettuata la chiusura manuale
delle righe aperte ed in evasione. In questo modo il residuo da consegnare non comparirà
più nel portafoglio ordini clienti ed i componenti non entreranno a far parte del calcolo
fabbisogni della produzione.
Le righe chiuse manualmente che non hanno generato documenti possono essere riaperte
con Apri documento/Apri riga. Vengono rettificati i progressivi ed aggiornato lo stato della
riga ed eventualmente del documento che diventeranno nuovamente evadibili.
Documenti collegati
Ogni documento mantiene il legame con le righe di documenti generati e generatori,
questa procedura permette di visualizzare quali sono ed eventualmente di selezionarne il
dettaglio.
Vengono visualizzati anche documenti senza legami di evasione righe ma documenti per i
quali è stato attivato il flag di “collega documento” in fase di copia righe o duplica
documento.
Pacchi collegati
Vengono visualizzati i pacchi collegati al documento.
La selezione del dettaglio pacco consente di visualizzare le specifiche sullo stato del pacco,
le caratteristiche del peso ed i dettagli relativi all’area di stoccaggio in magazzino.
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Assegna commessa
La procedura consente di eseguire una manutenzione sulla commessa associata alla righe
articolo indipendentemente dallo stato Aperto, In evasione, Evaso e dallo stato
documento.
L’operazione permette di:
• Assegnare il codice commessa;
• Sostituire un codice commessa esistente;
• Disassociare una commessa;
• Disassociare una commessa dal piano produzione.
Assegna data consegna
L’elaborazione cambia la Data di consegna delle le righe selezionate per Ordini e/o
Conferme ordini con stato documento Aperto o In evasione.
In alternativa è possibile assegnare la Data scadenza minima secondo gli stessi criteri.
Assegna Conto lavoro
La funzione è disponibile per i documenti che nella configurazione hanno associato il “Tipo
conto lavoro” e con stato Libero. L’elaborazione assegna il codice del conto lavoro del
cliente o fornitore al documento.
Assegna/Rimuovi cambio
Assegna o rimuove il cambio ai documenti in valuta con stato Libero.
Maggiori informazioni in Documenti in Valuta.
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Piano produzione/Lavoro
Crea il Piano di produzione a partire dall’ordine e visualizza lo stato di avanzamento.
Funzione disponibile per i documenti che hanno attivo il flag “generazione lavoro” (utente
amministratore Documenti azienda).
Situazione Finanziaria Cliente/Fornitore
Viene visualizzata e all’occorrenza aggiornata la situazione del Finanziaria e dei Blocchi
amministrativi di un Cliente/Fornitore.
Ulteriori specifiche in Situazione Finanziaria.
Analisi Vendite/Redditività documento-Righe
Le App consentono di valutare l'andamento delle attività di vendita e acquisto. L’analisi
della redditività è ottenuta dallo studio di una serie di informazioni presenti sul database.
L’input dei dati oggetto di analisi può avvenire in modo diretto (es. costo acquisto) oppure
in modo indiretto (es. costo provvigioni).
Selezionando una riga documento e dal pulsante Altre operazioni la funzione “Dati
acq.\vend. Articolo”, si possono visualizzare le stesse informazioni riferite al singolo
articolo.
Altre specifiche in Redditività.
Genera/Rimuovi voci libere
Esegue l’inserimento di righe di tipo voce libera nei documenti per i quali è stara
configurata l’operazione (App Associa voci libere). I documenti non devono essere
Stampati in definitivo o Protocollati.
Maggiori informazioni in Voci Libere.
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Genera packing list
Funzione abilitata per i documenti che in configurazione (utente amministratore,
Documenti azienda) hanno attivo il flag Packing. L’elaborazione include la generazione dei
pacchi per gli articoli da spedire e la creazione del Packing List ovvero dell’elenco
riepilogativo del materiale da inviare al cliente. Può essere gestito dai documenti di tipo
ordine, da documenti di spedizione oppure parzialmente da uno e dall’altro per il residuo.
Ulteriori dettagli in Packing.
Invia sollecito
Invia una email al fornitore con un file pdf contente il sollecito dell’ordine. L’operazione è
subordinata alla configurazione di un apposito template che utilizza il codice evento
“Sollecito fornitori” (tipo notifica Generica).
L’invio è eseguibile per Ordini a fornitore indipendentemente dallo stato documento.
Invia conferma ordine
Funzione disponibile solo per Ordine da cliente.
L’applicazione consente l’invio di una email al cliente riguardante la richiesta di conferma
dell’ordine; il cliente potrà confermare il documento selezionando il link contenuto nel
messaggio.
La procedura necessita delle adeguate configurazioni quali ad esempio la pubblicazione
della pagina web di conferma per l’accesso da parte del cliente.
Gestione pallets documento
I documenti che prevedono la gestione LPM possono generare il dettaglio relativo al
confezionamento pallets. La funzione crea l’elenco degli articoli con i dettagli di pallets per
consentire la stampa delle informazioni dei pallets per articolo:
• Serial Shipping Container Code (SSCC): codice identificativo del pallet;
• Codice EAN del prodotto;
• Numero e data scadenza del lotto;
• Quantità contenuta nel pallet.
Per ulteriori dettagli vedi Pallettizzazione.
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Proponi/Elimina scadenze minime
Proponi scadenze minime è disponibile per i documenti di tipo Ordine da cliente e
Conferma ordine di vendita con stato Libero; assegna la data scadenza minima agli articoli
con gestione LPM, proponendo la data scadenza più bassa tra quella dei lotti che hanno
un saldo positivo.
In alternativa l’assegnazione “manuale” delle scadenze minime può essere eseguita dalla
funzione Assegna data consegna presente nel menù Operazioni di ogni singolo
documento specificando articoli e data.
Elimina scadenze minime consente di cancellare le date relative alle “scadenze minime”
associate agli articoli; la funzione è disponibile per tutti i documenti con stato Libero.
Stampa etichette GS1 128
Viene eseguita la stampa delle etichette con il formato GS1 degli articoli selezionati
contenuti nel documento.
Documentazione completa in EtichetteGS1-128.
Scarico materie prime conto lavoro
Per articoli con distinta base e documenti con apposita configurazione, viene generato un
documento interno che esegue lo scarico dei componenti del prodotto finito; viene
movimentato il magazzino fornitore per il conto lavoro passivo, magazzino cliente per il
conto lavoro attivo.
I documenti per i quali è selezionabile la funzione prevedono l’associazione del Tipo conto
lavoro “DDT da fornitore” nel profilo Documenti azienda (utente amministratore).
Crea rate manuali
Consente la generazione manuale delle rate nei documenti con associato una condizione
di pagamento non definita (flag manuale). Lo stato del documento deve essere Libero.
Maggiori dettagli in Scadenze Manuali.
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Configura ricorsione
I documenti “Emessi” Ordini a fornitori e Fatture clienti possono essere configurati come
documenti “Ricorsivi” ovvero documenti che diventano la base di generazione di altri
documenti perfettamente identici ma creati automaticamente.
Le modalità di generazione vengono definite dall’utente e possono essere diverse per ogni
tipologia di documento. L’operazione deve essere eseguita per ogni singolo documento di
cui si intende ripetere automaticamente la creazione.
Maggiori informazioni in Documenti Ricorsivi.
Ricalcola (colli e totali)
Il pulsante Ricalcola, selezionabile dalla sezione Altri dati, elabora le righe articoli
contenute nel documento ed esegue il conteggio totale di:
• Colli;
• Peso;
• Peso netto;
• Volume.
I valori così ottenuti vengono memorizzati nei relativi campi presenti in Trasporto. Il calcolo
dei colli dipende dalla costante NUM_COLLI: che può assumere i seguenti valori:
Valore
Tipo di calcolo eseguito
0
Conteggio misto: somma Pallets, altrimenti Confezioni, altrimenti Quantità
1
Somma di pallets
2
Somma di confezioni
3
Somma di quantità
Note: se “conteggio misto” il totale dei colli può comprendere numeri riferiti a pallets,
confezioni e quantità a seconda di quanto presente nella riga articolo.
Data la seguente situazione in un documento:
Articolo
Pallets
Confezioni
Quantità
A001
3
60
120
A002
8
80
160
A003
0
50
250
A004
0
0
3700
Il totale di colli a seconda del valore presente nella costante NUM_COLLI sarà il seguente:
Valore costante
Totale colli
0
3762
3+8+50+3700+1
1
12
3+8+1
2
290
60+80+50+100
3
4530
120+160+250+3700+300
Il calcolo viene eseguito la prima volta che si effettua la stampa definitiva o protocollazione
del documento; le volte successive non viene sostituito. In caso di modifica di una riga o di
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aggiunta di articoli è necessario rieseguire manualmente il calcolo selezionando il pulsante
Ricalcola non è sufficiente ristampare in definitivo o ri-protocollare il documento.
Il pulsante Ricalcola, selezionabile dalla sezione Totali, esegue un conteggio aggiornato dei
Totali, Riepilogo IVA e Scadenze del documento indipendentemente dallo stato.
Vai ad articolo
Funzione selezionabile dal dettaglio righe documento, consente di specificare un codice
articolo e di posizionarsi sulla prima riga documento contenente quel codice; ripetendo
l’operazione si posizionerà sulla riga successiva con il medesimo codice.
Elimina righe selezionate
Elaborazione disponibile dal dettaglio righe documento e cancella le righe selezionate
aggiornando gli archivi collegati come ad es. i progressivi di magazzino i movimenti Lotti, i
movimenti commessa ecc.
L’elaborazione non è ripristinabile.
Riepilogo S.S.C.
Selezionabile dal dettaglio righe documento, visualizza le Scale Sconti Combinate presenti
e quelle disponibili per il cliente; con stato documento Libero è possibile modificare le
quantità per ogni componente della scala sconti.
Ulteriori specifiche in Scala Sconti Combinata SSC.
Inserimento multiplo- da catalogo
Inserimento multiplo e Da catalogo facilitano e velocizzano l’input degli articoli nei
documenti; con la prima funzione l’utente deve inserire codice e quantità, utilizzando la
seconda, solo la quantità per l’articolo corrispondente.
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Crea/Allinea costo extra Lavoro
Crea costo extra lavoro: aggiunge il costo extra inserito nel documento con voce libera di
tipo “articolo manuale” ai costi del lavoro.
Allinea costo extra lavoro: aggiorna i costi del lavoro considerando una eventuale
variazione apportata alla riga del documento associata ad un lavoro.
Operazioni disponibili per documenti che hanno configurato il “segno lavoro” (utente
amministratore Documenti azienda).
Conferma/Annulla documento
Funzione disponibile per Ordini da cliente inviati dall’agente alla sede e che contengono
delle anomalie (App Salesforce, Ricevi ordini da flussi esterni).
Documentazione completa in Sales Force Sede, e Sales Force.
Gestione Kit
Selezionabile dal dettaglio riga, solo per articoli che sono configurati come kit e che sono
stati inseriti nel documento in modalità “Sintetica”.
Consente di modificare la quantità degli articoli che compongono il kit riportata nel
dettaglio riga, campo Memo.
Maggiori informazioni in Kit.
Importante: gli esempi riportati nel presente documento hanno lo scopo di facilitare la comprensione e l’utilizzo delle
applicazioni di GL180 e sono da ritenersi puramente indicativi. Possono non essere completi e non adattarsi al caso specifico
dell’utente. Non sostituiscono in nessun modo il parere e le disposizioni delle figure professionali preposte alle quali si rimanda
richiesta di specifica consulenza.
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DOMANDE & RISPOSTE
Che cosa si intende per Operazioni su documenti?
Si tratta di operazioni eseguibili dal singolo documento che possono dipendere dallo stato
Libero/Stampato in definitivo/Protocollato e dallo stato Aperto/In evasione/Evaso delle righe che lo
compongono.
A cosa servono le applicazioni contenute nel menù Operazioni presente nel dettaglio del
documento?
Alcune funzioni permettono una manutenzione dei dati contenuti nei documenti che l’utente può
modificare, inserire, cancellare o integrare; altre elaborazioni provvedono alla creazione di documenti
altre ancora sono di visualizzazione.
Le funzioni sono utilizzabili solo dal singolo documento?
No, alcune elaborazioni sono selezionabili da menù.
