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INCASSI E PAGAMENTI COMBINATI
Questa applicazione permette di registrare simultaneamente sia incassi che pagamenti
coinvolgendo clienti e fornitori in un’unica operazione e registrazione contabile.
Le modalità di selezione di clienti e fornitori sono per:
• Codice Nominativo;
• Partita IVA;
• Cod. IVA Euro;
• Codice Fiscale.
Per ognuno dei filtri elencati è possibile specificarne fino a cinque diversi tra loro (5 codici,
5 partite IVA ecc.).
Ad es. nel caso in cui lo stesso cliente sia presente anche come fornitore e sia stato inserito
più volte nel gestionale con codici diversi ma con partita IVA uguale, l’utente può
selezionare il filtro per partita IVA. Verranno evidenziate tutte le scadenze appartenenti a
quella partita IVA indipendentemente dal fatto che siano scadenze clienti o fornitori e da
quante volte sia presente l’anagrafica.
Altro es. nell’ipotesi cui lo stesso cliente sia presente anche come fornitore e sia stato
inserito più volte nel gestionale con codici diversi e con partita IVA diversa a causa di una
trasformazione societaria, l’utente può selezionare il filtro per partita IVA impostando le
partite IVA disponibili per quell’azienda. Verranno evidenziate tutte le scadenze
appartenenti a quelle partite IVA indipendentemente dal fatto che siano scadenze clienti o
fornitori e da quante volte sia presente l’anagrafica.
Flusso di lavoro
Inizio
Filtro clienti/fornitori
Registrazione combinata
Pagamento
Fine
Incasso cliente -
Pag.to fornitore +
Incasso fornitore -
Pagamento cliente =
Incasso
Incasso
combinato
Pagamento
combinato
Scadenze fornitori Pagamento
Incasso
Scadenze clienti
Maggiore
di zero SiNo
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La funzione può essere utilizzata per:
• Incassi e pagamenti combinati per clienti che sono configurati anche come fornitori
e dai quali si ricevono delle fatture;
• Incasso/pagamento tra fatture e note accredito cliente se codice cliente non è lo
stesso del codice fornitore, altrimenti è preferibile utilizzare la funzione
Compensazioni clienti;
• Pagamento/Incasso tra fatture e note accredito fornitore se codice fornitore è
diverso codice cliente, altrimenti è consigliato utilizzare l’App Compensazioni
Fornitori;
• Incasso/pagamento tra documenti cliente e documenti fornitore (se esiste un valore
residuo incassato o pagato e il codice cliente/fornitore non è lo stesso);
• Registrare pagamenti e scadenze fornitori di fatture non ancora ricevute;
• Registrare incassi e scadenze clienti di fatture “non ancora emesse” (es. anticipo);
• Incassi o pagamenti per importi maggiori del valore della scadenza da considerarsi
come anticipi;
• Compensazione tra documenti incassati o pagati per un importo maggiore (colore
verde) e altri documenti da incassare o pagare.
Si possono effettuare anche le seguenti operazioni per le quali tuttavia, è preferibile
utilizzare le apposite applicazioni:
• Incassi da clienti (Incassi Clienti);
• Pagamenti a clienti (Pagamenti Clienti);
• Pagamenti a fornitori (Pagamenti Fornitori);
• Incassi da fornitori (Incassi Fornitori).
Le compensazioni di documenti incassati/pagati in più sono possibili solo per
clienti/fornitori inseriti con lo stesso codice.
ASSEGNAZIONE SCADENZE E FUNZIONALITÀ
Dopo aver impostato i filtri relativi a clienti e/o fornitori si accede alla pagina che consente
di selezionare le scadenze ed eventualmente di inserirne di nuove. La suddivisione avviene
tra:
• Scadenze clienti e Scadenze fornitori;
• Scad. Clienti (non registr.) e Scad. Fornitori (non registr.).
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Il pulsante Mostra Riepilogo visualizza il riassunto dell’operazione evidenziando gli importi
e il numero di scadenze coinvolte per ogni tipologia di incasso/pagamento.
Scadenze clienti
Contiene l’elenco delle scadenze Attive clienti con importo positivo (fatture e note
addebito) e negativo (note accredito).
Le scadenze di fatture hanno saldo di colore nero, le scadenze di note accredito hanno
saldo di colore rosso.
Nelle scadenze di documenti di tipo fattura, gli importi Saldo di colore verde con segno
negativo corrispondono ad incassi maggiori rispetto ai valori delle scadenze (es. acconti
per altre forniture).
Nelle scadenze di documenti di tipo nota accredito, gli importi Saldo di colore verde con
segno positivo corrispondono a pagamenti maggiori rispetto ai valori delle scadenze (es.
acconti per altri accrediti).
Contestato: campo disponibile solo per gli incassi clienti; è un importo che non verrà
considerato nell’operazione di incasso, non crea nessun tipo di riga nella partita che
rimane aperta. È utile ad evidenziare un valore che il cliente contesta e che nel momento
della registrazione non viene corrisposto.
Se viene impostato il valore “Contestato” non può essere specificato anche un importo di
Abbuono.
Scadenze fornitori
Contiene l’elenco delle scadenze Passive fornitori con importo positivo (fatture e note
addebito) e negativo (note accredito).
Le scadenze di fatture hanno saldo di colore rosso, le scadenze di note accredito hanno
saldo di colore nero.
Nelle scadenze di documenti di tipo fattura, gli importi Saldo di colore verde con segno
negativo corrispondono a pagamenti maggiori rispetto ai valori delle scadenze (es. acconti
per forniture future).
Nelle scadenze di documenti di tipo nota accredito, gli importi Saldo di colore verde con
segno positivo corrispondono a incassi maggiori rispetto ai valori delle scadenze (es.
acconti per altri accrediti).
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Specifiche e note su combinazioni possibili
Gli importi di saldo assumono colori diversi a seconda se il tipo di scadenza sia da
incassare o da pagare.
Saldo
Rata
Documento
Verde
Rata pagata in più
Nota accredito a cliente
Verde
Rata pagata in più
Fattura fornitore
Verde
Rata incassata in più
Nota accredito da fornitore
Verde
Rata incassata in più
Fattura cliente
Rosso
Rata da pagare
Fattura fornitore
Rosso
Rata da pagare
Nota accredito a cliente
Nero
Rata da incassare
Fattura a cliente
Nero
Rata da incassare
Nota accredito da fornitore
Le combinazioni possibili di incassi e pagamenti con documenti di anticipo o
incassati/pagati in più sono le seguenti:
Documento incassato in + (colore verde)
Compensabile con
Fattura cliente / fattura pro-forma
Fattura cliente
Fattura cliente / fattura pro-forma
Nota accredito da fornitore
Nota accredito da fornitore
Fattura cliente
Nota accredito da fornitore
Fattura cliente
Documento pagato in + (colore verde)
Compensabile con
Nota accredito a cliente
Fattura da fornitore
Nota accredito a cliente
Nota accredito a cliente
Fattura da fornitore
Fattura da fornitore
Fattura da fornitore
Nota accredito a cliente
Dagli schemi di cui sopra si può notare che un documento incassato per un importo
maggiore è compensabile solo con un altro incasso e viceversa una pagamento eseguito
per un valore più alto è compensabile solo con un altro pagamento.
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Scad. Clienti o Fornitori (non registr.)
Per poter registrare incassi o pagamenti di scadenze non ancora presenti nel gestionale in
quanto i rispettivi documenti non sono ancora stati ricevuti o emessi, è possibile utilizzare
il pulsante “Aggiungi nuove scadenze” che consente di inserire le partite necessarie e non
ancora presenti.
Le scadenze fornitori aggiunte possono essere contraddistinte dal flag “manca doc.” che
permette di individuarle facilmente con la Stampa pagamenti fornitori e, al bisogno, di
inviare un estratto conto di sollecito al fornitore contenente i documenti non ancora
pervenuti: Invio elenco scadenze senza documento.
Le scadenze clienti aggiunte (solo eccezioni particolari) vengono registrate con un numero
partita composto da: AC+anno data documento+numero documento.
Tali rate di tipo Scadenza vengono inserite con segno uguale (=) mentre la rata di tipo
Pagamento con il segno meno (-). Nel caso in cui l’operazione venga eliminata, rimane la
riga di Scadenza con segno uguale (=).
Una volta emesso il documento al cliente e generate le scadenze, è necessario adeguare
manualmente la partita di tipo “AC” con la nuova partita creata a partire dalla fattura
emessa o dalla registrazione contabile.
Alle scadenze clienti aggiunte viene assegnato di default il flag “manca doc.”; utilizzare
l’App Stampa scadenze clienti per individuare le partite prive di documento contabile.
Importante: La registrazione di un incasso/pagamento combinato con il contestuale
inserimento di nuove scadenze e la successiva cancellazione, non comporta
l’eliminazione della partita, nè delle rate di tipo Scadenza ma solo di quelle di tipo
Pagamento.
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Riepilogo
La pagina visualizza il riepilogo dell’operazione e consente di impostare le opzioni di:
• Data registrazione del movimento contabile;
• Posizione finanziaria: viene proposta la prima in elenco e serve a specificare il
conto finanziario da utilizzare per la registrazione contabile;
• Usa 2^ pos. Finanziaria: seconda posizione finanziaria (da selezionare) a cui
assegnare un importo manualmente. Attivare il flag nel caso in cui il movimento
combinato sia da ripartire su più banche;
• Spese euro: indicare un eventuale importo di commissioni bancarie che vengono
addebitate per la gestione dell’operazione (da dedurre dal totale incassato o
aggiungere al totale pagato).
• Data registrazione della rata pagamento: può essere Data scadenza o Data
pagamento;
• Esegui anche se senza importo: consente di creare il movimento contabile anche
se privo di alcun accredito o addebito finanziario (banca o cassa);
• Salva operazione parzialmente: il pulsante permette di chiudere l’applicazione e di
salvare incassi/pagamenti complessi senza effettuare alcuna registrazione contabile
o di partita. Al primo accesso viene data la possibilità all’utente di completare
l’operazione oppure di eliminarla ripristinando le condizioni originali.
Configurazioni
La gestione deli incassi e pagamenti combinati è subordinata alla configurazione delle
Posizioni finanziarie e dell’Associazione posizioni finanziare a incassi/pagamenti.
Importante: gli esempi riportati nel presente documento hanno lo scopo di facilitare la comprensione e l’utilizzo delle
applicazioni di GL180 e sono da ritenersi puramente indicativi. Possono non essere completi e non adattarsi al caso specifico
dell’utente. Non sostituiscono in nessun modo il parere e le disposizioni delle figure professionali preposte alle quali si rimanda
richiesta di specifica consulenza.
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DOMANDE & RISPOSTE
Qual è la funzione principale dell'applicazione Incassi e pagamenti combinati?
L'applicazione permette di registrare simultaneamente incassi e pagamenti coinvolgendo clienti e
fornitori in un’unica operazione e registrazione contabile.
Quali sono le modalità di selezione di clienti e fornitori?
È possibile filtrare fino a cinque clienti e/o fornitori per ragione sociale, partita IVA, codice IVA Euro e
codice fiscale.
Posso registrare un incasso se il cliente è presente nel gestionale con diversi codici e stessa
partita IVA?
Certamente, l'utente può selezionare il filtro per partita IVA. Verranno evidenziate tutte le scadenze
appartenenti a quella partita IVA indipendentemente dal fatto che appartengano a clienti con diverso
codice.
È possibile registrare una operazione di incasso combinata se il cliente è presente anche come
fornitore per il quale ha delle scadenze aperte?
Si, basta selezionare la scadenza del cliente e poi quella del fornitore; la differenza genera il movimento
di incasso o pagamento.
Se il cliente ha delle scadenze da pagare, ma l’importo che viene corrisposto supera il valore
totale come viene gestita l’operazione?
L’utente può scegliere se assegnare un importo maggiore del saldo ad una solo scadenza oppure se
ripartirlo tra quelle aperte (colonna Inc/Pag). Questa operazione comporta la creazione di una scadenza
di tipo Pagamento che ha un valore maggiore rispetto a quello da incassare e l’importo del saldo nella
gestione incassi e pagamenti combinati diventa di colore verde con segno negativo.
Come viene chiusa una scadenza cliente con saldo di colore verde e segno negativo?
Può essere utilizzata per pagare scadenze che lo stesso cliente ha emesso in qualità di fornitore.
