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EVENTI
L’app consente la gestione di eventi quali manifestazioni, esposizioni, rassegne, fiere ecc. E’
possibile dettagliare i materiali e le attività per ogni cliente ed area espositiva a fronte di
ciò si possono generare i DDT di consegna/ritiro del materiale presso l’evento, la creazione
delle fatture di acconto e di saldo nonché il fabbisogno dettagliato dei materiali per ogni
stand.
La struttura ad albero dell’evento prevede tre livelli di aree:
• Padiglione: ogni evento può essere formato da più Padiglioni (primo
livello) che, a loro volta, possono contenere diverse aree.
• Area: può includere uno o più stand. (secondo livello)
• Stand: la composizione di ogni stand può includere a seconda delle
necessità: Materiali, Attività, Oneri accessori, Incassi.
Un cliente può essere presente in più stand in diverse aree ed in più padiglioni. (es.
cliente15 ha lo stand A nell’area Interna e lo stand D nell’area esterna del Padiglione1, e lo
stand G nell’Area sopraelevata del Padiglione2)
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Flusso di lavoro
La struttura ad albero dell’evento viene popolata utilizzando icone e colori a seconda dello
stato di avanzamento dello stand. Lo stato di avanzamento degli stand si ripercuote sui
livelli che lo contengono (Area e Padiglione).
Descrizione icone Evento
Stand
Neutro
Nessun valore da fatturare al cliente.
(Tipo Fattura: “No fattura”/”Fornitore fattura al cliente”)
Rosso
Valori da “Fatturare al cliente” e “Tot.riga” significativo.
Arancio
Valori da “Fatturare al cliente” con “Tot.riga” significativo e fatturati
parzialmente.
Verde
Valori da “Da fatturare al cliente” con “Tot.riga” significativo, fatturati.
Euro rosso
Con Incasso/Saldo previsti ma NON incassati.
Euro arancio
Con Incasso/Saldo previsti parzialmente incassati.
Euro blu
Con Incasso/Saldo previsti ed incassati.
Inizio
Evento
Fine
Padiglione Area Stand
Crea
Fattura Acconto
Cliente
Materiali
Attività
Oneri Accessori
Incasso/Saldo
Crea
Fattura Saldo
Crea
DDT Materiali
Scadenze Contabili
Registra Incassi
gestionali
Registra Incassi
Contabili
Stampa Riepilogo
Fattuazione
Stampa Situazione
Pagamenti
Stampa
Fabbisogni
Stampa Situazione
Pagamenti
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Configurazione
Tipologie Elementi Eventi
Ogni Stand può avere più tipologie di elementi associati, la configurazione standard
prevede i seguenti elementi:
• Materiale: tipo elemento materiale/articolo; contropartita contabile
prelevata dall’anagrafica articolo o dall’azienda.
• Attività: tipo elemento vincolato all’inserimento delle ore impiegate
per l’esecuzione del lavoro (Registra ore eventi) ; contropartita
contabile prelevata dalla voce libera di tipo Solo Importo associata
(Dettaglio, cod. voce).
• Onere accessorio: tipo elemento Costi-Ricavi Extra; contropartita
contabile prelevata dalla voce libera di tipo Articolo manuale associata
(Dettaglio, cod. voce).
• Acconto/Saldo: tipo elemento Incasso; contropartita contabile
prelevata dalla voce libera di tipo Solo Importo associata (Dettaglio,
cod. voce).
E’ possibile, a fronte di più attività/oneri accessori/Incasso e Saldo con
contropartite diverse, inserire più elementi associati alle rispettive voci
libere e contropartite. Nella gestione dell’evento sarà cura dell’operatore
scegliere la tipologia di elemento più adatta.
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Creazione e gestione Evento
Ogni evento può essere inserito manualmente oppure copiato da uno esistente:
• Creazione Manuale: è necessario inserire Padiglioni, Aree, Stand e
tutti i dettagli relativi a Materiali, Attività, Oneri accessori, Incassi.
• Duplica da altro evento: vengono copiati Padiglioni, Aree, Stand.
Materiali, Attività, Oneri accessori, Incassi devono essere inseriti.
Inserimento dettagli Evento
Ogni tipologia di Elemento ha la possibilità di essere inclusa o meno nella fatturazione del
cliente selezionando il “Tipo fattura”:
• No fattura: il valore relativo all’elemento non viene incluso nella
creazione della fattura. Gli importi eventualmente specificati non
saranno considerati nel calcolo dei totali.
• Fatturare al cliente: tali elementi saranno compresi nella generazione
della fattura a saldo e gli importi vengono conteggiati nel calcolo dei
totali.
• Fornitore fattura al cliente: gli elementi con questo tipo di fattura
non saranno inclusi nella creazione della fattura in quanto verranno
fatturati direttamente dal fornitore.
In caso di elementi di tipo Materiale è possibile inoltre specificare se il bene deve essere
riportato in azienda ed incluso nel DDT di rientro dei materiali: flag “Da recuperare”.
Assegna Cliente allo Stand
L’assegnazione del cliente allo Stand richiede la selezione di quali indirizzi riportare tra
indirizzi del cliente e sue “destinazioni merce”.
Viene ripotata la “Nota” presente nel contatto “Azienda” dell’indirizzo Residenza-Sede del
cliente; se sono presenti note per altri indirizzi o altre destinazioni merce vengono
ignorate.
Se esistono Note già presenti vengono “sostituite” con quella associata al contatto Azienda
dell’indirizzo Residenza Sede del cliente.
Registra Ore Eventi
Per inserire le Ore di attività è necessario configurare il personale dall’app Anagrafica
personale (attivare flag “rapp.ore” ed eventualmente “dipendente”).
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Selezionare l’Evento, il Padiglione, l’Area e lo Stand al quale si riferiscono le ore da
registrare ed utilizzare il pulsante “Registrazione ore attività personale”; dettagliare per
ogni persona/dipendente le ore effettuate.
E’ possibile specificare nella costante MAX_ORE il numero di ore massimo giornaliero
previsto per ogni persona; oltrepassato tale limite compare una segnalazione che avvisa
del superamento. Se la costante non è configurata il valore di confronto corrisponde a 10
ore.
Inserimento Incasso di tipo Acconto/Saldo
Acconto
Imp. netto previsto: è il valore al netto di IVA, NON contabile relativo ad un eventuale
acconto; viene considerato nel totale “Imp. previsto” e nel “Totale da incassare”.
Imp. previsto: è il valore “Imp. netto previsto” comprensivo di IVA.
Imp.incassato: è il valore incassato relativo all’acconto (a fronte di una fattura di acconto
oppure senza emissione di fattura che avviene successivamente alla verifica dell’avvenuto
incasso). Viene considerato in “Imp. incassato” e nel “Totale da incassare”. L’incasso
contabile dovrà essere fatto dalla gestione incassi/pagamenti dopo l’emissione della
fattura al cliente.
Data incasso: data in cui è avvenuto l’incasso dell’acconto.
Dopo la creazione della fattura di acconto viene aggiornato il valore “Fatturato”.
Saldo
Gli elementi di tipo Saldo non sono vincolanti alla creazione delle fatture a saldo. Si tratta
di valori indipendenti che devono comunque coincidere con gli importi indicati nella
fattura Saldo.
Creazione e stampa definitiva della fattura a saldo non aggiornano il valore “Fatturato”
delle righe di tipo Saldo poiché l’importo del fatturato viene aggiornato solo negli
elementi con tipo fattura “Fatturare al cliente”, ovvero nelle righe articolo/voci libere che
verranno riportate nella fattura.
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Totali di riepilogo Evento
Prima riga valori
• Totale: somma delle righe con Tipo Fattura “Fatturare al cliente” per
Oneri accessori, Materiali, Attività.
• Fatturato: somma delle righe con Tipo Fattura “Fatturare al cliente”
per Oneri accessori, Materiali, Attività .
• Totale da Fatturare: Importo “Totale” m en o importo “Fatturato”.
Seconda riga valori
• Imp. previsto (Imponibile): somma “Importo netto previsto” delle
righe presenti in sezione Incassi (Acconto e Saldo).
• Imp. previsto (IVA): somma “Importo previsto” m e no “Importo netto
previsto” delle righe presenti in sezione Incassi (Acconto e Saldo).
• Imp. incassato: somma “Importo incassato” delle righe presenti in
sezione Incassi (Acconto e Saldo).
• Totale da incassare: “importo previsto” (Imponibile+IVA) m e no “Imp.
incassato”.
Sezione Incassi
Tot. Previsto da incassare:
importo “Totale” meno “Imp.previsto (Imponibile)”.
In questo modo è possibile controllare se l’importo delle scadenze (righe
sezione Incassi) coincide con il “Totale”.
Nelle righe di tipo Saldo non viene aggiornato il valore “Fatturato” (in
quanto scritto nei singoli elementi presenti nella fattura Materiali, Oneri
accessori, Attività)
Creazione Conferma Ordine a Cliente
La creazione della Conferma Ordine a Cliente provvede a riportare nel documento
Commessa, Agente e Note documento (tipo “Note catalogo”) collegate all’intestatario.
Nella sezione dello stand viene riportata la data interna dell’ordine.
L’operazione di creazione verifica la corrispondenza tra totale incassi e totale da fatturare;
l’utente deve scegliere il “tipo scadenza” per la generazione delle rate da riportare nella
Conferma ordine.
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Tali rate dovranno essere “ripartite” manualmente dall’operatore tra fattura di acconto e
fattura a saldo. (ai documenti di tipo fattura dovranno essere associati dei pagamenti di
tipo “vista fattura” o senza pagamento)
Dopo la conferma dell’operazione di creazione, utilizzare il pulsante “visualizza
documento” e stampare in definitivo la Conferma ordine per generare l’allegato pdf.
Altre note
Nel caso in cui vengano eseguite variazioni o aggiunte allo stand è necessario allineare le
informazioni modificando/integrando manualmente le righe nella conferma ordine.
La creazione conferma ordine mostra tutte le sezioni dello stand ma ignora la sezione
“Incassi” per la creazione delle righe.
Nella Conferma ordine a cliente:
• I materiali vengono inseriti con il codice articolo di magazzino;
• Gli Oneri accessori: con voce libera articolo manuale “articolo”;
• Le Attività: con altra voce libera di tipo articolo manuale “cvoceattiv”.
Dopo la creazione della Conferma ordine cliente non è possibile modificare il cliente nello
Stand.
Creazione Fatture
Creazione Fattura Acconto
La creazione delle Fatture di Acconto riporta nei documenti solo le righe di tipo Acconto. E’
possibile creare più fatture a fronte dello stesso acconto. La somma delle fatture di
Acconto stampate in definitivo viene riportata nella colonna fatturato. Il valore
“Imp.incassato” deve essere aggiornato manualmente.
Creazione Fattura Saldo
La fattura di tipo Saldo permette di includere tutti gli elementi che compongono lo stand
indipendentemente dallo stato di “consegnato” dei materiali. La funzione di creazione
provvede a sottrarre i valori degli acconti e ad indicare nel campo “memo” delle righe di
acconto i riferimenti della fattura di acconto che verranno poi stampati nella copia di
cortesia e riportati nel file xml da inviare a SDI.
E’ possibile creare più Fatture a Saldo; ogni generazione propone le righe
Materiale/Attività/Oneri accessori con una quantità residua da “Fatturare al cliente”.
Posizionandosi sul terzo livello “Stand” è possibile visualizzare le fatture ed i DDT generati
a partire dall’Evento selezionato relativo al cliente associato. Menù Operazioni, app Fatture
o Documenti di Trasporto.
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Altre Note
• E’ possibile eliminare l’evento se non sono stati creati documenti ad
esso collegati: DDT e/o Fatture/Fatture acconto.
• Il cliente indicato nello stand può essere modificato o cancellato se
non esistono DDT o Fatture ad esso collegate.
• I DDT e le fatture emesse devono essere stampati in definitivo al fine
di aggiornare la quantità spedita e non generare più volte il
documento.
Stampe
Il menù Operazioni contiene le stampe disponibili per l’evento:
• Stampa Fabbisogno: materiali necessari per l’allestimento dell’evento;
• Stampa Scadenzario: dettaglio pagamenti gestionali e contabili per
cliente.
• Stampa Riepilogo Fatturazione: riepilogo degli importi fatturati per
Stand o Cliente.
• Stampa Evento: Stampa riepilogo evento ed Esportazione Indirizzi
destinazioni evento. Esporta in formato xls i clienti con relative
destinazioni merci (indicate in anagrafica cliente) presenti nell’Evento.
La nota deve essere specificata nel “Contatto”/Responsabili.
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DOMANDE & RISPOSTE
Come viene strutturato un evento?
Gli eventi prevedono una struttura ad albero e sono organizzati in Padiglioni, Aree e Stand.
Quante Aree può contenere un Padiglione?
Ogni Padiglione può contenere diverse Aree, e ogni Area può includere uno o più Stand.
Come viene visualizzato lo stato di avanzamento di uno Stand?
Lo stato di avanzamento degli Stand viene indicato con icone e colori diversi. Ad esempio, un'icona
neutra indica nessun valore da fatturare al cliente, mentre un'icona rossa indica valori significativi da
fatturare.
Se ho degli eventi simili devo inserire ogni volta Padiglioni, Aree ecc.?
Posso duplicare da un altro evento. Vengono copiati Padiglioni, Aree e Stand; Materiali, Attività, Oneri
accessori e Incassi devono essere re-inseriti.
Posso avere un elenco dei materiali necessari per allestire l’evento?
Si, posso stampare il fabbisogno degli elementi di tipo “materiale”.
Come faccio ad identificare i materiali che devono rientrare in azienda al termine dell’evento?
Basta attivare il flag “Da recuperare” nei materiali durante la configurazione dell’evento.
Se l’evento prevede delle operazioni senza l’utilizzo di materiali ad es. supporto da agenzie
esterne o direzione lavori ecc. è possibile gestire questi casi?
Certamente, è possibile includere attività che non prevedono l'utilizzo di materiali. Nella composizione
di ogni stand, oltre ai materiali, si possono includere Attività, Oneri accessori e Incassi.
Come funziona la gestione delle attività?
Le attività sono vincolate all'inserimento delle ore impiegate per l'esecuzione del lavoro.
È possibile non fatturare alcuni elementi?
Si, basta associare al "Tipo fattura" l’opzione "No fattura" oppure "Fornitore fattura al cliente".
Cosa si intende per "Tipo fattura" e quali sono le opzioni disponibili?
Il "Tipo fattura" determina se un elemento sarà incluso nella fatturazione del cliente. Le opzioni
includono "No fattura", "Fatturare al cliente" e "Fornitore fattura al cliente".
Posso creare fatture di acconto?
Si, è possibile creare più fatture a fronte dello stesso acconto.
Cosa viene riportato nella fattura a saldo?
Vengono inclusi tutti gli elementi che compongono lo stand, indipendentemente dallo stato di
"consegnato" dei materiali. Vengono riportati i riferimenti delle fatture di acconto e sottratti i valori
degli acconti.
Le fatture create possono essere contabilizzate in prima nota? E come vengono assegnate le
contropartite contabili?
Certo, tutti i documenti di tipo Fattura possono essere registrati automaticamente in contabilità. Le
contropartite contabili vengono prelevate dalle voci libere e dai materiali/articoli di magazzino riportati
nei documenti.
Quali stampe e report sono disponibili per l'evento?
Sono disponibili diverse stampe per l'evento, tra cui il fabbisogno di materiali, lo scadenzario dei
pagamenti e il riepilogo della fatturazione.
Se ho delle informazioni particolari riferite al cliente come posso gestirle?
Puoi inserire delle note nello Stand, inoltre quando si assegna un cliente allo stand, viene riportata la
"Nota" presente nel contatto "Azienda" dell'indirizzo Residenza-Sede che sostituisce le note inserite
dall’operatore.
