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DOCUMENTI RICORSIVI
È possibile definire dei modelli di documenti che diventano la base di generazione di altri
documenti perfettamente identici ma creati automaticamente da una apposita funzione.
Le modalità di generazione vengono definite dall’utente e possono essere diverse per ogni
tipologia di documento.
Solo i documenti “Emessi” Ordini a fornitori, Fatture e Fatture immediate a clienti possono
essere configurati come documenti “Ricorsivi”. L’operazione deve essere eseguita per ogni
singolo documento di cui si intende ripetere automaticamente la creazione.
Inizio
Documento di origine
(Ordine a fornitore, Fattura cliente)
Configurazione modalità ricorsione
Fine
Generazione MANUALE
documenti ricorsivi
Generazione SCHEDULATA
documenti ricorsivi
Invio email di riepilogo
I documenti generati dovranno essere stampati in definitivo (emessi) con apposita
funzione prima di essere inviati.
Attenzione: ogni documento può avere più di una ricorsione memorizzata ma solo
una può essere attiva.
Dettagli di ricorsione
Nome ricorsione: descrizione dettagliata del tipo di ricorsione. Es. Canone mensile.
Inizia il / Termina il: limiti temporali di validità della ricorsione.
Non scade mai: attivare il falg quando la ricorsione è sempre valida.
Crea documento: Stesso giorno, Primo giorno, Ultimo giorno. Giorno di creazione dei
documenti automatici.
Ripeti ogni: indicare ogni quante Settimane, Mesi, Trimestri, Quadrimestri, Semestri e Anni
ripetere la ricorsione.
Cera documento XX giorni prima della scadenza: è possibile generare i documenti
alcuni giorni prima del periodo stabilito. La data interna del documento rimane quella
risultante dalla configurazione ma “l’operazione” sarà effettuata antecedentemente per il
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numero di giorni indicato. Questa possibilità permette ad esempio di generare le fatture
ricorsive di fine mese qualche giorno prima.
Escludi domenica: se la data interna di creazione del documento corrisponde ad una
domenica ed il flag è attivo, il documento viene generato con la data del giorno
successivo. Il documento viene generato il giorno prima qualora:
• Tipologia di creazione Anno e la data coincide con il 31/12;
• Tipologia di creazione Settimana e il giorno corrisponde alla domenica;
• Tutti gli altri casi quando il giorno spettante coincide con l’ultimo giorno del mese.
Copia contratto fatt. elettr.: copia anche i riferimenti del contratto riportati nella sezione
“Contratto Fatt. Elettr.” del documento di origine.
Data prossimo documento: è la data di generazione del prossimo documento; viene
calcolata in base alla data di ultima generazione ed ai parametri di configurazione attivi.
Note: dopo ogni generazione viene inviata una email ad un utente prestabilito
contenente l’elenco dei documenti creati; una email separata viene spedita invece per
portare a conoscenza l’operatore quali dei documenti generati sono gli ultimi previsti
dalla configurazione.
Genera documenti ricorsivi
È la funzione che materialmente crea i documenti. Può essere eseguita manualmente
dall’utente oppure schedulata.
Elenco documenti ricorsivi
Dall’elenco delle ricorsioni configurate è possibile modificare la configurazione e
visualizzare lo storico di tutti i documenti creati a partire da un certo tipo di ricorsione.
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Configurazione invio email di riepilogo
L’invio delle email di riepilogo è subordinato alla configurazione di due template di invio
notifiche: uno per l’email di riepilogo dei documenti creati ed uno per l’email di riepilogo
dei documenti creati per l’ultima volta (condizione dalla presenza della data in “termina il”).
Gli eventi da utilizzare per i quali configurare i due template sono:
• Creazione documento ricorsivo;
• Creazione ultimo documento ricorsione.
Le email vengono inviate all’indirizzo indicato nei template e/o a quello associato
all’utente.
Importante: gli esempi riportati nel presente documento hanno lo scopo di facilitare la comprensione e l’utilizzo delle
applicazioni di GL180 e sono da ritenersi puramente indicativi. Possono non essere completi e non adattarsi al caso specifico
dell’utente. Non sostituiscono in nessun modo il parere e le disposizioni delle figure professionali preposte alle quali si rimanda
richiesta di specifica consulenza.
DOMANDE & RISPOSTE
Cos'è un documento ricorsivo?
È un modello di documento che può essere utilizzato per generare automaticamente altri documenti
identici.
Quali documenti possono diventare ricorsivi?
Documenti stampati in definitivo o protocollati di tipo Ordini a fornitori e Fatture a clienti.
In quali casi si possono utilizzare i documenti ricorsivi?
Nell’ipotesi di fatture trimestrali relative a canoni di abbonamento da emettere trimestralmente a clienti
(sempre per lo stesso importo).
Come viene configurato un documento ricorsivo?
I dettagli di configurazione includono il nome della ricorsione, i limiti temporali di validità, l'opzione
"Non scade mai", il giorno di creazione dei documenti automatici, la frequenza di ripetizione, la
possibilità di generare documenti alcuni giorni prima della scadenza e l'opzione di escludere la
domenica.
I documenti generati vengono anche stampati in definitivo ed inviati?
No, l’operatore deve provvedere ad eseguire la stampa definitiva e l’invio a SDI ed al cliente.
Quando viene eseguita l’operazione di generazione dei documenti ricorsivi?
L’elaborazione può essere eseguita quando ritenuto più opportuno dall’utente oppure può essere
schedulata. Dopo ogni generazione, viene inviata un'email a un utente prestabilito contenente l'elenco
dei documenti creati.
Una eventuale email separata viene inviata per informare l'operatore di quali documenti sono stati
generati per l’ultima volta come stabilito dalla data presente in “termina il”.
Come si configura l'invio delle email di riepilogo?
È una operazione che può eseguire l’utente amministratore. Bisogna inserire un template associato
all’evento “Creazione documenti ricorsivi” oppure “Creazione ultimo documento ricorsione”.
