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COMUNICAZIONI GL180
La gestione Notifiche consente di spedire in modo automatico delle comunicazioni
aziendali ad utenti GL180 interni ed esterni e a Clienti/Fornitori/Agenti/Vettori.
È possibile inviare note che scaturiscono dal verificarsi di determinati eventi, inoltrare
documenti fiscali (DDT, Fatture) o file presenti nel gestionale quali ad esempio immagini di
articoli, schede tecniche ecc.
Gestione notifiche GL180
Le comunicazioni vengono create ed inviate automaticamente al verificarsi di un
determinato evento oppure possono semplicemente essere generate e spedite in un
secondo momento da un utente GL180 o ancora create manualmente e poi inviate.
Flusso di lavoro
Nominativo invio
con email,sms:
- Cliente
- Fornitore
- Agente
- Vettore
indirizzi Responsabili (email, sms)
EVENTI
Tipo spedizione notifica
(email,sms,online)
Notifica Utente portale cliente
Utente portale agente
Destinatari Documenti:
- Intestatario
- Destinatario merce
- Destinatario documento
Utente interno GL180
Utente GL180
Invio con email,online
Archivi coinvolti
Gli archivi interessati per la gestione delle comunicazioni sono i seguenti:
• Responsabili e relativi Indirizzi presenti nelle Anagrafiche (Nominativi, Clienti,
Fornitori, Agenti, Vettori);
• Documenti;
• Template notifiche;
• Utenti GL180
• Utenti portale (agenti, Clienti).
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Configurazione notifiche
Gli eventi che generano comunicazioni appartengono ad una delle seguenti tipologie:
• Generica: riferito ad eventi saltuari creati per un invio manuale della notifica;
• Documento: relativo ad elaborazioni generate da documenti;
• B2B: inerente ad operazioni eseguite da un utente B2B o dall’amministratore B2B;
• B2C: associato ad operazioni eseguite da un utente B2C;
• SF, Sale Force: riguarda elaborazioni collegate alla gestione Sale Force;
• Cliente: per comunicazioni da inviare a clienti.
Per ognuna di queste categorie sono previsti diversi eventi.
Per ciascuno di questi eventi è necessario creare il relativo modello di notifica ovvero un
template.
Ogni comunicazione creata a partire da un evento può essere “storicizzata”; nel database
standard di GL180 viene mantenuto lo storico corrispondente ad alcuni eventi. Per
maggiori dettagli vedere la documentazione tecnica della tabella “Eventi”.
Ogni evento può avere collegati più template come da esempio.
Template n
Invio email con pdf Fattura a resp.le
Amministrativo intestatrio con conferma lettura
Evento:
Emissione Fattura
Template n+1
Invio notifica sms senza conferma lettura
per avviso pagamento a resp. finanziario
Template n+2
Invio notifica online a utente interno con
importo totale doc.to senza conferma lettura
Template n+3
ecc.......
In questo caso, l’evento collegato all’emissione della fattura genera l’invio di:
• Una email contenete il file pdf del documento al responsabile amministrativo del
cliente intestatario e la conferma di lettura della comunicazione;
• Un sms al responsabile finanziario dell’azienda per avvisarlo che la fattura è stata
emessa e spedita al cliente e per informarlo sull’entità dell’importo da incassare
relativamente a quel documento. In questo caso non viene richiesta la conferma di
lettura del messaggio;
• Una notifica online ad un utente interno del gestionale contenente l’importo totale
del documento emesso senza conferma di lettura.
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Template notifiche
La funzione Manutenzione Template Notifiche permette la gestione di tutte le operazioni
relative ai template di notifica:
• Nuovo template;
• Modifica template;
• Elimina template;
• Duplica template.
Nuovo template – Modifica template
Di seguito si fa riferimento al template relativo ai documenti per la cui configurazione
devono essere specificati i seguenti dati:
Descrizione template: descrizione del tipo di template da associare all’evento. Non viene
visualizzata in nessuna pagina gestita dall’utente.
Tipo invio: Automatico quando simultaneamente alla generazione della notifica la
comunicazione viene anche spedita; Manuale se l’invio viene eseguito da un utente.
Disabilita: permette di sospendere la generazione e l’invio delle comunicazioni relative al
template. Nella versione standard tutti i template sono disabilitati.
Dettaglio lingue: contiene i campi per la traduzione in lingua dei template.
Oggetto template: è la descrizione che compare nell’oggetto delle email inviate.
Testo notifica: la descrizione della comunicazione che compare nel Monitor delle
comunicazioni e nei Documenti sezione Comunicazioni.
Parametro: è la lista delle informazioni disponibili contenute nei documenti e utilizzabili
nel testo della notifica. L’elenco dei parametri visualizzati è legato al tipo di evento.
Cod. Tipo allegato: permette di stabilire quali sono i tipi di file che possono venire allegati
alla comunicazione inviata. L’elenco visualizzato comprende tutti i tipi di allegati gestibili
anche se non attivati per i rispettivi archivi.
Cod.evento: lista degli eventi che possono generare una comunicazione.
Tipo doc.: elenco documenti per i quali la generazione dell’evento crea la notifica. Se
specificato il documento, non vengono abilitate le colonne Cod.nat.docu, cli/for, relazione.
Cod. Nat.doc.: più generico rispetto alla lista precedente poiché permette di selezionare la
tipologia di documento che crea la comunicazione.
Cli/For: definisce se il documento è interno (nessuno) oppure relativo a cliente/fornitore.
Relazione: specifica il tipo di relazione rispetto alla natura del documento.
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Spedizione notifica
Mail, online, WhatsApp, sms, fax: modalità di invio della notifica. (fax non gestito)
Cod.Identità to: utente di GL180 al quale inviare il messaggio online.
Note: “online” è una modalità di invio notifiche che riguarda solo gli utenti interni. È
possibile inviare delle comunicazioni ad utenti interni GL180 oppure ad utenti esterni (es.
B2B). Il messaggio online viene segnalato nella stessa area di notifica dei processi.
Ulteriori dettagli per la configurazione messaggi in Configurazione WhatsApp Business.
Spedizione notifica per conoscenza
Permette di definire la forma di invio e i destinatari (utenti GL180) della comunicazione in
modalità “per conoscenza”.
Conferma notifica
Conf. Lettura: permette di monitorare la lettura della comunicazione in relazione al
destinatario della notifica qualora la modalità di invio sia email o sms. Nel caso in cui il flag
sia attivo, le comunicazioni e gli eventuali allegati non vengono spediti al destinatario ma
viene inviato un link con codice univoco il cui accesso permette di visualizzare in un’area
specifica i dati della notifica.
Il collegamento a questo link permette di registrare data e l’ora del primo accesso ed il
numero di accessi totale.
Dettaglio Template Documento
Email intesta, destina merce., destina doc., agente, vettore: vengono definiti quali dei
riferimenti presenti sui documenti diventano destinatari della notifica.
Area intest. Area destina.merce, area destina doc.: specifica il settore di riferimento da
considerare per l’invio della notifica. Il settore viene specificato nel dettaglio indirizzi ed è
legato al responsabile; un settore può raggruppare diversi responsabili anche appartenenti
ad indirizzi diversi.
Flag digitalizza: permette di allegare il documento digitale anche se non è specificato tra
quelli della lista (finestra precedente).
La funzione Manutenzione Template Notifiche permette la gestione di tutte le operazioni
relative ai template di notifica:
• Nuovo template;
• Modifica template;
• Elimina template;
• Duplica template.
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Eliminazione – Duplicazione template
La cancellazione di un template non comporta l’eliminazione delle comunicazioni create sia
per quelle già inviate che per quelle generate ma non ancora spedite.
La Duplicazione permette di creare un nuovo template copiandolo da uno già esistente.
Configurazione dati Utente
Ogni utente può visualizzare e gestire le proprie notifiche, l’utente amministratore ha la
facoltà di visualizzare e gestire le notifiche di tutti gli utenti.
Le comunicazioni inviate ad utenti interni GL180 vengono segnalate nella stessa area di
notifica dei processi; per distinguerle dai processi di elaborazione viene utilizzato uno
sfondo diverso.
Anche dopo la loro lettura, le notifiche online sono disponibili e reperibili selezionando
l’apposita icona Messaggi.
Informazioni reperite dall’anagrafica
Nell’archivio anagrafico sono presenti gli indirizzi di riferimento ed i responsabili nei quali
vengono definite le modalità di invio delle comunicazioni: email, WhatsApp, sms o online.
I numeri di telefono devono essere memorizzati nel formato +39NNN... Senza caratteri di
separazione quali trattini o spazi. Il riferimento per l’invio degli sms è il numero presente
nel campo “Cellulare”.
Invio notifiche manuali generiche
È possibile spedire delle comunicazioni generiche ovvero non legate al verificarsi di un
determinato evento di GL180.
Per questo tipo di invio è preselezionato un template di tipo “Notifica generica”.
L’utente ha la possibilità di definire modalità di invio, destinatari, oggetto e testo.
Gli indirizzi email ed i numeri di cellulari sono reperibili dalla apposite finestre di
inserimento dati.
Il flag Abilita selezione template permette di reperire le informazioni impostate su un
determinato template ed utilizzarle nella generazione di una notifica manuale.
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Invio notifiche manuali
Gli eventi che generano delle comunicazioni il cui invio non è automatico vengono spedite
tramite questa applicazione.
Notifiche particolari: Postalizzazione
La postalizzazione è una elaborazione non legata al verificarsi di un “normale evento” di
gestione come l’inserimento dei documenti o la loro emissione, è l’evento stesso. L’utente
può decidere di effettuare una postalizzazione legata ai documenti oppure una
postalizzazione generica.
La postalizzazione documenti avviene solo per documenti che sono stati emessi.
L’operazione può essere eseguita una sola volta, nel caso in cui sia necessario rieseguire la
postalizzazione, è sufficiente marcare il flag “forza postalizzazione”.
Nel dettaglio commerciale dell’anagrafica cliente/fornitore è presente il flag “Stampa
Postalizzazione” che permette di specificare se con l’evento di postalizzazione oltre all’invio
dell’email, deve essere anche stampato o creato il pdf del documento; questo consente ad
esempio, di inviare con email la fattura ai clienti che lo richiedono e spedire il cartaceo con
posta tradizionale ai clienti che non hanno attivato questo servizio.
Monitor notifiche
Contiene tutte le notifiche relative all’utente che le ha generate.
È possibile visualizzare il testo completo della notifica nonché gli allegati ad essa associati, i
destinatari esterni della comunicazione e il numero di letture da parte di questi ultimi.
È altresì possibile visualizzare i destinatari utenti-GL180 sia interni che esterni (B2B).
Documenti - Comunicazioni
Tra i dati di testata dei documenti esiste una sezione Comunicazioni nella quale è possibile
visualizzare (oltre che nel Monitor) le notifiche collegate ad ogni documento.
Le comunicazioni generate vengono memorizzate solamente nel caso in cui l’evento che le
genera preveda la storicizzazione della notifica.
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Invio manuale da documenti
Ogni documento ha a disposizione dal menù Operazioni selezionabile dall’etichette
Comunicazioni una funzione di Invio manuale.
Per questo tipo di invio è preselezionato un template di tipo “Invio Documento GL180”.
Questa operazione consente di inviare una comunicazione generica e di associarla al
documento in selezione.
È inoltre possibile reperire le informazioni impostate su un determinato template
(selezionare il template dall’elenco) ed utilizzarle nella generazione di una notifica
manuale.
Importante: gli esempi riportati nel presente documento hanno lo scopo di facilitare la comprensione e l’utilizzo delle
applicazioni di GL180 e sono da ritenersi puramente indicativi. Possono non essere completi e non adattarsi al caso specifico
dell’utente. Non sostituiscono in nessun modo il parere e le disposizioni delle figure professionali preposte alle quali si rimanda
richiesta di specifica consulenza.
DOMANDE & RISPOSTE
Qual è lo scopo della gestione delle notifiche in GL180?
La gestione delle notifiche consente di configurare la spedizione di comunicazioni aziendali ad utenti
interni ed esterni, nonché a clienti, fornitori, agenti e vettori.
Quali sono le tipologie di eventi che generano comunicazioni?
Gli eventi che generano comunicazioni appartengono a alla tipologia: Generica, Documento, B2B, B2C,
SF (Sale Force) e Cliente.
Come vengono inviate le comunicazioni generate da eventi?
Possono essere inviate tramite email, online, SMS o WhatsApp.
Cosa permette di fare la funzione Manutenzione Template Notifiche?
Consente di gestire tutte le operazioni relative ai template di notifica: creare, modificare, eliminare e
duplicare i template.
Cosa succede quando una comunicazione richiede la conferma di lettura?
Quando una comunicazione richiede la conferma di lettura viene inviato un link con un codice univoco
che permette di visualizzare i dati della notifica registrando data e ora del primo accesso e numero
totale di accessi.
