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CONFIGURA ALLEGATI DIGITALI E NOTE
Questa funzione consente la creazione delle tipologie di allegato digitale, l’associazione
con i vari archivi e le condizioni di validazione e utilizzo.
Flusso di lavoro
Archvio
Documenti
Inizio Creazione Allegato
Associazione
Tipo Allegato/Profilo Utente
Validazione
Personalizzata Allegato
Associazione Archivio
Fine
Livello Validazione
Modello Allegato
Ereditarietà Allegato
si
no
Gli allegati digitali si suddividono in:
• Allegati associati dall’utente (qualsiasi formato e collegati a tutte le tipologie di
tabelle per le quali è prevista la gestione);
• Allegati generati automaticamente a seguito di determinate operazioni: in
formato pdf e xml (es. 2- Documento digitale);
• Allegati di tipo nota inseriti manualmente e/o creati automaticamente
(Aggiornamento condizioni di Vendita e Acquisto, flag Registra modifiche).
Gli allegati appartenenti alla prima tipologia comprendono anche la seconda e la terza e
possono essere consultati e gestiti da qualsiasi finestra di elenco e/o di dettaglio.
Le operazioni possibili sono:
• Configura tipo Allegato: definisce i parametri di tipologia e gestione del file,
nonché il livello di controllo dell’allegato per ogni documento.
• Crea nuovo tipo Allegato: consente l’inserimento di nuove tipologie di allegati,
vedi Tipologie Allegati.
• Associa tipo Allegato a tabella: associa l’allegato alle tabelle dalle quali si intende
gestire.
• Disassocia tipo Allegato da tabella: cancella l’associazione tra l’allegato e l’archivio
al quale è collegato.
• Imposta Ordinamento tipo Allegato tabella: specifica la sequenza di
visualizzazione degli allegati per ogni archivio.
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Attenzione: in fase di configurazione iniziale è indispensabile stabilire se gli allegati
devono essere memorizzati sul database (configurazione standard) oppure su file esterni
(configurazione da tecnico). In quest’ultimo caso eseguire il backup dei singoli file.
Non utilizzare lo stesso tipo di allegato con lo stesso nome (es. allegato immagine
articolo A1 nome= ARTA1.JPEG e articolo A100 nomeARTA1.JPEG) poiché il primo
verrebbe sostituito all’inserimento del secondo.
Altre Note: nella tabella Collegamento documenti è possibile specificare l’ereditarietà
degli allegati tra documenti.
Gli archivi per i quali possono venire gestiti gli allegati vengono stabiliti dagli sviluppatori;
la gestione completa degli allegati digitali è possibile solo per l’utente amministratore.
Gli archivi per i quali è possibile gestire gli Allegati digitali sono i seguenti:
Codice Tabella
Archivio
clienti
Anagrafica Clienti
fornitori
Anagrafica Fornitori
agenti
Anagrafica Agenti
vettori
Anagrafica Vettori
nomi
Anagrafica Nomi
personale
Anagrafica Personale
Dit_cont
Anagrafica Azienda
ana_art
Anagrafica articolo
pswutente
Psw Utente (immagine utente)
commesse
Commesse
testa_doc
Testa documento
righe_doc
Righe documento
testa_pn
Prima Nota
distinta_base
Distinta base
righe_variante
Attributi varianti
testa_sollecito
Solleciti fornitori
gl_whatsapp_msg
gl_whatsapp_msg (notifiche WhatsApp)
glecom_categ
Categorie articoli ecommerce
glecom_news
News ecommerce
glecom_testa_galleria
Galleria articoli ecommerce
righe_postalizzaattach
Allegati postalizzazione ragg.
notifiche
Notifiche
rifatturazioni
Rifatturazioni
Altre tipologie di allegati vengono generati automaticamente dai processi del gestionale
come ad esempio i file Homebanking (testa_hbanking_gest), Packinglist (testa_packinglist)
ecc.
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Crea nuovo tipo Allegato/Tipologie di allegati
In questa pagina vengono configurati gli allegati da gestire nei vari archivi; il codice 2 e
tutti i codici superiori a 1000 sono riservati agli sviluppatori;
L’App è accessibile da menù oppure dalla funzione Configura allegati. Le caratteristiche di
un allegato digitale sono le seguenti:
Tipo Allegato: descrizione estesa che compare all’utente e che identifica il tipo di file
contenuto nell’allegato.
Modalità: (Nessuno), File, Note. Le note vengono memorizzate sempre nel database; es.
note contenenti le informazioni di Nuovo Listino e Nuovo Contratto e la data nella quale
sono entrati in vigore.
Tipo file: Generico, Immagine.
Liv. Validazione: livello di validazione in fase di inserimento/elaborazione: Valido (nessun
controllo), Avviso (colore giallo), Grave (colore rosso).
Prefisso cartella: informazione visibile e da assegnare solo se gli allegati NON vengono
memorizzati sul database.
Prefisso nome file/Suffisso nome file: da specificare qualora si preveda una
importazione allegati per l’anagrafica articoli (funzione “Assegna allegati articolo”).
Sigla: sigla che identifica il tipo di allegato e che viene visualizzata negli elenchi in assenza
di una immagine apposita.
Immagine: logo/icona che identifica il tipo di allegato e che viene visualizzata negli
elenchi (es. icona pdf). Deve essere presente nella cartella delle immagini del sito del
gestionale. Il percorso predefinito è il seguente:
c:\\Programmi\Sipac\WebApps\Web\Graphics\Standard\Images. Se presente, sostituisce la
Sigla.
Immagine grande: logo/icona che identifica il tipo di allegato e che viene visualizzata nei
dettagli. Il percorso è lo stesso di “Immagine”.
Immag. Grande mancante: icona visualizzata quando manca l’allegato di “Immagine
grande”.
Nella sezione “Profili associati” è possibile definire il livello di autorizzazione alla
manutenzione dell’allegato.
L’attivazione del flag “Amministratore” consente la gestione degli allegati per quel profilo-
utente-allegato; l’utente avrà la facoltà di inserire, eliminare, visualizzare. Non attivando il
flag sarà possibile solo visualizzare.
Nella sezione “Controlli tipo Allegati”, campo “Parametri” è possibile inserire una query
sql per determinare gli elementi dell’archivio per cui deve essere obbligatorio l’allegato.
Es.: “testa_doc.t_docum in (1,5)” = l’allegato è obbligatorio per i documenti Conferma
ordine a Cliente e Fattura.
Per ogni controllo deve essere specificato il livello di validazione.
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I controlli possono essere impostati solo per i seguenti archivi: Clienti, Fornitori; Agenti,
Vettori, Nomi e Documenti.
Importante: in Collegamento documenti (utente amministratore) è possibile
specificare l’ereditarietà degli allegati tra documenti (escluso allegato 2 Documento
digitale).
Attenzione: è consigliato NON impostare allegati obbligatori nell’archivio Nomi in
quanto la validazione si ripercuote anche sui livelli inferiori (Clienti, Fornitori; Agenti,
Vettori); es.: se un nome è presente anche come Agente e l’allegato obbligatorio sul
nome non viene inserito, la segnalazione compare anche in anagrafica Agente.
Configura tipo Allegato
L’App consente di:
• Associare l’Allegato con l’archivio dal quale deve essere gestito e/o visualizzato.
• Impostare il livello di validazione del file ed i dettagli di visualizzazione dell’icona
associata.
• Impostare il modello allegato da visualizzare per gli allegati sempre visibili (es.
Anagrafica clienti, Prima nota ecc.).
• Definire l’associazione Profili utente e tipo di gestione come Amministratore
dell’allegato.
• Impostare i parametri di controllo in caso di associazione allegati con i documenti.
Associa tipo Allegato a Tabella
Effettua il collegamento tra allegato e archivio che lo gestisce/visualizza.
Un allegato è associabile a più archivi. Es. l’allegato “Immagine” associato ad Anagrafica
cliente ed Anagrafica articoli.
Disassocia tipo Allegato a Tabella
Elimina il collegamento tra Archivio ed Allegato.
Nel caso in cui questa operazione tolga l’associazione di un allegato da una tabella ed
esistono degli allegati ad essa collegati, l’allegato rimane associato anche se non più
visibile da interfaccia.
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Imposta Ordinamento tipo Allegato tabella
Specifica la sequenza di visualizzazione/gestione degli allegati per ogni archivio.
Manutenzione guidata allegati
Questa applicazione consente di effettuare una manutenzione guidata sugli allegati di un
determinato archivio indipendentemente dal profilo/utente dal quale vengono gestiti.
Dopo aver selezionato la tabella viene visualizzato un filtro coerente che permette di
eseguire la gestione dei file allegati.
Configurazione Documenti Digitali
I documenti digitali sono allegati generati automaticamente a seguito dell’operazione di
Emissione. Il report stampato viene archiviato in formato digitale di tipo pdf.
Questa tipologia di allegati è attivabile solo per le testate documento e solamente dopo
aver attivato la tabella testa_doc.
La digitalizzazione può essere eseguita solo per i documenti che nel profilo “Documenti
Azienda” (utente amministratore) hanno attivo il flag “Digitalizzabile”.
Generazione allegati documenti
La funzione genera gli allegati digitali senza eseguire l’emissione dei documenti.
La creazione dell’allegato avviene solo per i documenti che ne sono privi; non viene
effettuata nessuna sostituzione di un eventuale documento digitale già collegato al
documento.
Gestione allegati e note
L’attivazione degli allegati consente la gestione dei file e delle note.
Negli elenchi degli archivi per i quali sono stati attivati o dal dettaglio diventa visibile il
pulsante “Gestione degli allegati”.
Gestione note manuale
L’allegato di tipo nota permette di memorizzare delle note o descrizioni; tali informazioni
possono essere suddivise per data di inserimento.
Per attivare la nota è necessario abilitare manualmente l’allegato nei singoli record per i
quali si vuole gestire.
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Gestione note automatica
Per gli archivi di tipo Cliente e Fornitore è possibile:
• generare automaticamente delle note contenenti le informazioni di Nuovo Listino e
Nuovo Contratto e la data nella quale sono entrati in vigore;
• inserire un commento in corrispondenza dei campi Nuovo Listino e Nuovo
Contratto e integrare tali dati con la descrizione automatica.
La creazione o l’integrazione viene eseguita dalla funzione Aggiornamento condizioni di
Vendita e Acquisto, attivando il flag Registra modifiche. Questo tipo di elaborazione
permette di creare una nota contenente il tipo di operazione eseguita, il nome del dato
cambiato, la data di inizio e l’eventuale commento.
Attenzione:
- Lo spostamento dei commenti avviene sono nel caso in cui ci siano delle note
automatiche da creare. Se non esistono note automatiche da generare, ovvero
non è stato impostato un cambio listino/contratto con relativa data di inizio, le
informazioni memorizzate rimangono all’interno del dettaglio Cliente/Fornitore.
- In caso di generazione automatica non è necessario attivare manualmente il tipo
di allegato Nota; l’operazione viene eseguita dalla funzione purché sia stata
impostata la costante PSC_ATTACH con valore corrispondente al codice allegato
da creare; nel database standard il valore (5) è configurato.
Importante: gli esempi riportati nel presente documento hanno lo scopo di facilitare la comprensione e l’utilizzo delle
applicazioni di GL180 e sono da ritenersi puramente indicativi. Possono non essere completi e non adattarsi al caso specifico
dell’utente. Non sostituiscono in nessun modo il parere e le disposizioni delle figure professionali preposte alle quali si rimanda
richiesta di specifica consulenza.
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DOMANDE & RISPOSTE
Che cos’è un allegato digitale?
Un allegato digitale è un file che può essere allegato ad un documento, una registrazione contabile o
un archivio anagrafico.
Quali sono le tipologie di allegato digitali gestibili da GL180?
Li allegati si suddividono in associati manualmente dall'utente (qualsiasi formato), generati
automaticamente a seguito di determinate operazioni (es. PDF e XML) o allegati di tipo nota, inseriti
manualmente e/o creati automaticamente.
Per quali archivi si possono gestire gli Allegati digitali?
Gli archivi più utilizzati per l’associazione degli allegati sono: anagrafica clienti, fornitori, articoli,
documenti emessi e ricevuti, registrazioni di prima nota.
Gli allegati digitali vengono memorizzati nel database?
La configurazione standard prevede la memorizzazione nel database ma è possono essere memorizzati
anche come file esterni.
È possibile riportare l’allegato digitale presente in un documento in un altro documento creato a
partire dal primo?
Si, configurando adeguatamente la tabella “Collegamento documenti”. L’allegato da riportare non deve
essere di tipo “2 Documento digitale”.
Se necessario si possono inserire nuove tipologie di allegati;
Certamente, l’utente può configurare nuovi allegati rispetto a quelli presenti nel gestionale.
Quale App bisogna utilizzare per aggiungere nuovi tipi di allegati?
L’inserimento di un nuovo allegato, la configurazione e l’associazione avviene tramite la funzione
“Configura allegati”.
